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联系安排会议要注意些什么

归档日期:08-07       文本归类:召集人      文章编辑:爱尚语录

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  什么是会议?简单地说,三个人以上、聚合在一起、就某个或某些议题进行讨论或解决,就是会议。两个人谈话或讨论叫交谈或会谈,三个人以上,没有主持人又没有中心议题的谈话叫闲聊。

  另外,众多人聚合在一起,也有主持人或主办人,但不是为了讨论或解决问题,而是为了显示某种精神或力量,或是为了同一个目标而进行的有组织的活动,也被称作什么“会”。前者如庆祝会、欢迎会、声讨会等;后者如运动会、展销会、追悼会或者宴会、舞会,等等。这些“会”,只是聚会,“会而不议”,和我们这里讨论的“会议”在性质上和作用上是有区别的。

  通常,召开会议需要一定的时间,在一定的地点,正式的会议还要冠以能反映会议内容、性质、人员、时间、地点等完整而确切的名称。

  按内容、性质,分为代表大会、工作会议、学术会议、联席会议等;如按会议的形式,可分为小组会、座谈会、报告会等:按与会人员的成分,可分为党委会、董事会、记者招待会等;按照人数、规模,可分为大型会议、中型会议、小型会议;按照会议召开的规律或日期,可分为定期例会、临时性会议;此外,还有按会议的范围、地区、时间分类的。

  无论什么会议,总要围绕中心议题进行讨论,总希望弄清什么问题,或解决什么问题,或得出什么结果。总之,要达到预期的目标,这是就会议的整体作用而言的。比如,通过交流,取得了新的信息;经过讨论,集思广益,取长补短,形成了正确的意见;通过表决,多数或一致作出了决定或决议;通过听取别人的报告或发言,受到启发或教育,等等。

  会议的作用还应该从每一个与会者所起的作用来认识。会议与会者一般有三种人:

  一种是会议的主持人或召集人,一种是参加会议的正式成员,还有一种是受邀请参加或列席的人员。这三种人员都应起到自己应起的作用。

  另外还有一种人员,既非主持人或正式与会者,又非受邀请者或列席者,但他们都参加会议。自始至终为会议服务,对支持和保证会议取得预期效果起着不可替代的重要作用,那就是秘书。

  一般来说,会议有六个要素,即:与会者、主持人、议题、名称、时间、地点。下面分别介绍之。

  与会者就是参加会议的正式成员,包括主持人,也包括秘书,但不包括在会场上的其他服务人员。人们被召集来开会,是要花费一定时间和精力的,而时间和精力在某种程度上就是效益,就是财富,只能创造,不能浪费。因此,从原则上讲,参加会议的人应做到:该参加的一个不少,不该参加的一个不多。

  必要性。这是指与会者必须是与会议直接有关的人员,也就是符合会议确定范围。有权了解会情、提出意见、表示态度、作出决定的人;或是能提供信息、深化讨论、直接有助于会议达到预期效果的人。

  重要性。这里指的是与会者虽与会议没有必然的、直接的关系,但却有利于会议的进展或扩大效果的人员。这些人员通常是临时邀请的。

  合法性。这是指有些重要的会议,与会者必须具有合法的身份和法定的资格。如:人民代表大会的与会者必须是依法选举产生的各级人民代表;党的代表大会首先必须是党员,其次必须是各级党组织全体党员选举产生的代表;公司董事会或股东大会的与会者必须是按照公司组织法和公司章程正式确定的董事或股东,等等。

  有些会议组织者不注重与会者的必要性、重要性和合法性。而只顾壮场面、求热闹,或是利用会议向上攀、拉关系.造成开幕式、闭幕式、拍照、宴请、发纪念品、参观游览时轰轰烈烈.而正式会议时反而稀稀拉拉、冷冷清清。结果不仅是很大的浪费。甚而冲淡或干扰了会议的主题。这种做法是应该反对的。

  主持人是会议过程中的主持者和引导者,也往往是会议的组织者和召集者,对会议的正常开展和取得预期效果起着领导和保证作用。

  会议主持人通常由有经验、有能力、懂行的人,或是有相当地位、威望的人担任。一般有两种情况:一种是当然主持人,是由其职务和地位,也就是由组织的章程或法规决定的。如:单位的工作例会由单位领导人主持,党组织的会议由党的书记主持,董事会由董事长主持。主持人因故不能主持会议时,也可委托副职或其他相应的负责人主持。

  另一种是临时的主持人,比如,各种代表会议,或几个单位、几个地区的联席会议,则由代表们选举或协商产生。特别重大的会议,则需产生相应人数的主席团,由主席团成员集体或轮流主持会议。除了小型会议之外,大中型会议的主持人主持会议时通常需要秘书长或秘书协助。

  议题.是会议所要讨论的题目,所要研究的课题,或是所要解决的问题。议题必须具有必要性和重要性,又必须具有明确性和可行性。会议围绕这样的议题展开讨论、进行研究,才容易取得共识或最后表决通过。因此每次会议的议题应该尽可能集中、单一,不宜过多,不宜太分散。尤其是不宜把许多互不相干的问题放在同一会议上讨论,使与会者的注意力分散,不利于解决问题。

  议题的产生通常有两种情况:一种是领导根据需要指定的;另一种是秘书调查研究、综合信息后提出。再经领导审定的。

  有些重大的代表会议,先由代表提出“提案”,由秘书或秘书处汇总。再提交主席团或专门的“提案审查委员会”审议通过,才能成为列入会议议程的正式议题。因此,议题还必须具有合法性。

  俗话说,名不正则言不顺。会议的名称要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位或组织、时间、届次、地点或地区、范围、规模,等等。

  会议名称必须用确切、规范的文字表达。它既用于会前的“会议通知”,使与会者心中有数,作好准备;又用于会后的宣传,扩大会议的效果;更用于会议过程中使与会的全体成员产生凝聚力和

  大中型的会议名称被制作成横幅大标语,置于会议主席台的上方或后方,作为会议的标志,简称“会标”。会标必须用全称,不能随意省略,以免不通,产生误会。

  会议时间有三种含义:一是指会议召开的时间;二是指整个会议所需要的时间、天数;三是指每次会议的时间限度。

  会议召开时间。某个会议什么时间召开最合适?要考虑多种因素,首先是需要,如每周一次的工作例会,通常放在周末的下午,一周即将结束,下一周就要开始,利于承上启下。一年一度的职工代表会议,宜于年初召开,既利于总结上年的工作、生产成果,又利于讨论、部署新一年的工作、生产计划,通过各种预算等。有些会议如农业生产、学校教育等本身就有很强的季节性或季度性。其次是可能,即最好是每位与会者都能参加的时间。如日本的有些企业召开各部门干部汇报会,常定在下班前半小时,而不是安排在刚上班时。再次是适宜,即要考虑气候、环境等自然因素和社会因素。

  会议需要时间,可长可短,尽量紧缩。少则几分钟、几十分钟;多则几天、十几天。会议组织者应尽可能准确地预计需要时间,在会议通知中写明,便于与会者有计划地安排。

  会议时间限度。每次会议时间最好不超过一小时。如果需要更长时间,应该安排中间休息。

  会议地点,又称“会址”。既是指会议召开的地区、城乡,又是指会议召开的具体会场。为了使会议取得预期效果,选择会议的最佳会址也得考虑多种因素。

  国际性或全国性会议,要考虑政治、经济、文化等大因素,一般在首都北京或其他中心城市如上海、武汉、广州、西安等地召开。

  专业性会议,应选择富有专业特征的城乡地区召开,以便结合现场考察。小型的、经常性的会议就安排在单位的会议室。选择会址,还要考虑会场设施、交通条件、安全保卫、气候与环境条件等因素。

  在领导确定了会议诸要素以后,顶尖秘书就应着手做准备工作了。会前准备很重要,不允许有丝毫的疏漏差错。会前准备充分是会议成功的保证。

  开会需要动用人力、物力、财力,又往往占用一些工作、生产时间。为了使开会与日常工作、生产互相结合、促进,而不是互相冲突、抵耗,会议必须要有计划。开会也是一种投入与产出,尽管投人往往是有形的,产出往往是无形的,但总是以最少的投人争取最大的产出。因此,会议应该计算成本,作出预算,包括在会议计划之中。

  会议计划首先应明确会议的目的和任务,确定会议的名称、出席对象、主持人、规模、规格、召开时间、需用时间、地点、议程等,即会议六要素的具体化。

  其次会议计划应明确会议应做哪些准备工作,如需用哪些文件,会场怎样布置,是否需要食宿、车辆,是否安排参观、文化娱乐等其他活动。 ’

  再次决定会议的工作人员和服务人员,必要时成立筹备组、临时秘书处或筹备委员会。

  会议计划由秘书制订、提出。经领导审核批准后-再由秘书或秘书处组织人员。分头按计划执行。

  机关、单位内部的小型会议也应有计划,使组织成员做到心中有数,早作安排。部门的会议至少应提前一星期报至办公室,由办公室统筹安排,订出一周会议安排表,使各部门工作不致相互冲突,领导也可有选择、有计划地参加部门会议,有利于全局工作的顺利开展。

  有明显投入的大中型会议,特别是跨地区的、会期超过一天的会议,必须计算成本,作出预算。

  即会议明显的耗费,如会场租借费、文件材料费、与会者的交通费、食宿费、活动费以及服务人员的工资等。这些费用是可以明显计算出来的,又是直接消费的。

  即与会者因参加会议而损失的劳动价值,一般不大为人们所注意的成本。这部分劳动价值以每小时工资的3倍再乘以2计算。它的含义是这样的:一个生产者的劳动价值至少是他工资的8倍,参加会议前必然要作些准备,会后又有用于思考、回忆的时间,所以还要乘以2。会议成本的计算公式是:会议成本=X+2J×N×T

  其中,X表示显性成本的总和;J代表与会人员每小时平均工资的3倍;N表示人数;T代表时间(小时)。

  所以,召开一个百人左右、跨地区的、会期3至5天的中型会议,其会议成本总数将达到几万元甚至几十万元。有些国家、有些大企业每次开会总把会议成本预算表贴在会议室的门口,让每个与会者一进门就知道这次会议要花费多少代价,从而共同努力提高会议的效率。因此,一些目标、效果不十分明显的会议应当少开或不开。顶尖秘书虽无决定权,但应有清醒的头脑、正确的态度。可以提出自己的意见。

  一类是供会上学习参考的文件资料。如上级的有关政策、方针、法规、计划。以及专业、技术性资料等。这类文件有些在会议结束后不能让与会人员带走,秘书应做好回收工作。

  另一类就是会议本身所产生的文件。如:开幕词、工作报告、讲话稿、会议记录、会议简报、会议决

  定、会议纪要、闭幕词、会议总结等。其中,开幕词、工作报告、领导讲话稿是必须在会前准备妥当的,其他文件则在会议过程中或会议结束时形成。

  开幕词是会议开始时会议主席所作的发言稿,一般带有预告及礼仪性质,比较简短。内容大体包括三方面:

  工作报告是会议的主要文件,其中的主要内容往往是会议讨论的中心议题。工作报告必须有实质性的内容,既可以是对前阶段工作成果、经验、缺点的回顾与总结,也可以是对后阶段工作提出计划、预算、部署或展望。工作报告既要全面,又要重点突出。篇幅一般较长,几千字到几万字不等,视内容而定。

  这里指的是除工作报告之外的其他与会者的发言稿。发言稿也要有具体的内容,但不像工作报告那样面面俱到,而应是背景介绍,或是财政开支,或是人事管理,或是专业背景,或是会议关心的其他问题。等等。有些会议对发言时间有限定,发言稿一般不宜太长。发言稿有些是由发言人亲自撰写,也有些是由秘书代为起草,冉修订定稿。

  除此三文件之外,顶尖秘书还必须准备好会议所用的技术性、程序性文书材料,如:会议通知、会议议程表、日程表、作息时间表、与会人员名单、通讯录、分组名单、住房安排表、工作人员名单、车辆调度表,等等。

  一般先由领导根据会议内容、目标的要求确定要点,授意给秘书。顶尖秘书按照领导授意,收集资料,写成初稿,呈给领导审阅。领导审阅后提出意见,交回给秘书修改,或是自己修改。顶尖。秘书修改后再次呈给领导,由领导审定后签发。秘书或文员将签发的文稿打印、装订成正式文件。其程序如下:

  对会场的要求总体上是:整洁、安静、明亮、空气流通、大小适宜、一应设备齐全、利于安全和保密。具休要求如下:

  会场除了整洁、安静、明亮、通风、安全等要求之外,还应考虑形状、大小、桌椅安排等布置。小型会议可安排在一般会议室,会议室有方形、长方形、圆形、椭圆形等。会议室的中央放置长方形或长圆形会议桌,桌上正中可以放置一两盆鲜花,四边供与传教放置文件、文具、茶杯之用。桌子的周围放置靠背椅,数量视人数而定。主席的位置一般在会议桌的两端,视门的方向而定,通常在门的左侧。多边会议采用正圆形会议桌,或多边形桌位,因为正圆形或多边形会议桌的席位无主次之分。大中型会议则安排在会议厅,扇形会议厅比长方形的效果要好。会议厅的前方安排主席台与讲台。主席台应用长方形桌,上铺白色、天蓝色或其他颜色桌面。台上方或后方悬挂会标。会标一般用红底白字,企业也可用红底金字。讲台不宜过大过高,应与讲话人的身材比例协调。台前可放置花草盆景,使主席台整体上显得色彩和谐,舒心悦目。面对主席台的是与会者席位,应有桌有席。便于放置文件和做记录,席位之间不应太挤,便于进出活动。研讨会、座谈会可将桌椅排成半圆形或小方块形,席前除文件、资料外,可放置饮料、水果,还应多备话筒,便于与会者原桌发言和多向交流。会场大小应与人数相适应,与其过大,不如偏小。会场过大则显得松散,容易产生迟到、早退现象,不利于产生好的会议效果;偏小反而显得紧凑,容易使人思想集中。情绪饱满。

  工作会议或同一系统会议,与会者的席位依职务高低为序,职务越高者离主席席位越近,两边入席,左高右低,前高后低。研讨会、座谈会之类的会议,与会者可随到随坐,不指定席位。重要的大中型会议,则应按地区、系统、单位等分组,事先划分席位,与会者由秘书或服务人员引领入席。

  重大会议的主席台席位应讲究排列。主席台席位视人数设一排或数排,第一排席位应为单数。席位的次序应以主席团成员职务高低,对会议的重要程度而定。邀请的贵宾或来宾如安排在主席台就坐的也按照同样原则。

  第一排的正中为首席.其次是左位,再次为右位-先左后右,左高右低.前排为主。后排为次,其他的依次类推。在席位前放置姓名牌,便于按位入座。

  会场一应设施都必须在开会前准备齐全,如扩音、录音、放音、唱片,录像、摄影、投影仪、放映机、灯光照明、风扇或空调、记录纸、文具、茶具,等等。仪器、设备等应事先反复检查、调试(如扩音器

  会期较长的会议应准备与会人员的就餐、住宿。会场外应有医护人员值班。远道而来的应准备接送车辆。会议要通过新闻媒介传播的应准备宣传提纲。重要会议应有安全保卫人员和保密措施。会议计划中如安排参观、考察、游览等活动,或赠送图片、资料、纪念品等,都应在会前做好准备。

  会议通常有一个或几个相关的议题。若有多个议题,顶尖秘书应根据这些议题的内在联系、主次、先后排列次序,编排议程,印成文字,就是议程表,会前发给与会人员。

  会议内容除了议题之外,还有一些礼仪性、结构性或将议程具体化的内容与项目,如宣布会议开始、奏乐、致开幕词、小组讨论、发言、致闭幕词、宣布会议结束等。把第一次会议的这些项目和内容有序地排列,即使之程式化,便是程序,制成文书,就是程序表。 程序表最好能列上时间安排,具体到几点几分。

  即将会议的全部内容(包括参观和文娱活动)分解安排在会期几天的各单元(如分上午、下午、晚上)或时数(几点至几点)内,以简短的文字表达,制成表格。

  即将每天的起居、用餐、参加会议或其他活动、休息等时间安排制成表格。安排作息时间应考虑到劳逸结合、冬夏时令特征等因素。

  会议议程、程序、日程表、作息时间表的拟定,体现出会议准备的充分和计划的严密,可以使与会人员和服务人员做到心中有数,使会议有条不紊地进行,这是会议成功的必要保证。

  会前一切准备就绪之后,就应及时发送会议通知。本单位的小型会议,可采用口头、电话、书面通知等方式通知。外单位或跨地区的会议必须寄送书面通知,邀请性会议则可寄送请柬或邀请

  邀请性会议为准确统计与会人数,做好相应准备,通知时应提前7天以上并附加回执。

  会议通知可采用邮寄(包括电子邮件)、传真、专人送达等方式,对重要的邀请对象可用发送书面通知或请柬,再加电话征询、确定的双重方式。

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